Outlook for Mac 全方位使用教程

本教程将分为以下几个部分：

outlook mac 教程
（图片来源网络，侵删）
  1. 入门篇：界面概览与基本设置
  2. 核心功能篇：收发邮件、管理日历、使用联系人
  3. 高效技巧篇：搜索、规则、快捷键与个性化
  4. 常见问题与故障排除 (FAQ)

第一部分：入门篇 - 界面概览与基本设置

熟悉 Outlook for Mac 的界面

首次打开 Outlook，您会看到一个功能强大但布局清晰的界面，主要分为以下几个区域：

  • 功能区: 位于窗口顶部，是 Outlook 的主要命令中心，它将功能按“开始”、“发送/接收”、“日历”、“联系人”、“待办事项”、“笔记”等选项卡进行组织，点击不同的选项卡会显示相应的命令。
  • 导航窗格: 位于窗口左侧，提供快速切换不同模块（邮件、日历、联系人等）的按钮，您可以通过点击窗格顶部的 或 来折叠或展开此区域。
  • 阅读窗格: 位于邮件列表的右侧，用于预览邮件内容，您可以通过拖动分隔条来调整其大小，或者点击右上角的 X 将其隐藏。
  • 邮件列表: 显示您的所有邮件，默认按“对话”形式分组，您可以看到同一主题下的所有邮件往来。
  • 状态栏: 位于窗口最底部，显示账户状态、未读邮件数量等信息，并提供快速切换邮件视图（如“Focused” - 重点收件箱）的按钮。

添加与管理账户

如果您在安装时没有添加账户,可以随时手动添加。

  1. 点击菜单栏的 工具 > 账户。
  2. 在弹出的窗口中,点击左下角的 号。
  3. 选择您的账户类型：
    • Microsoft 365 或 Exchange: 这是企业或学校最常用的账户类型，通常由管理员配置，输入您的邮箱地址和密码，Outlook 会尝试自动设置。
    • IMAP/POP: 这是大多数个人邮箱（如 Gmail, QQ邮箱, 163邮箱）使用的类型，您需要从您的邮箱服务提供商获取以下信息：
      • 收件人服务器: IMAP 或 POP3 服务器地址
      • 发件人服务器: SMTP 服务器地址
      • 端口
      • 加密方式 (SSL/TLS)
  4. 填写信息后,点击 添加账户，Outlook 会进行连接测试，成功后即可开始使用。

自定义功能区与工具栏

您可以根据自己的使用习惯自定义功能区,移除不常用的命令，添加常用功能。

  1. 在功能区上点击鼠标右键,选择 自定义功能区...。
  2. 在右侧的“主选项卡”列表中，勾选或取消勾选来显示或隐藏整个选项卡。
  3. 在左侧选择一个选项卡（如“开始”），在下方点击 新建组 来创建一个新的命令组。
  4. 从左侧的“命令”列表中，将您常用的命令（如“归档”、“分类”）拖拽到右侧的选项卡或新建的组中。
  5. 完成后,点击 确定 保存设置。

第二部分：核心功能篇

邮件管理

A. 撰写和发送新邮件

  1. 点击 开始 选项卡 > 新建电子邮件。
  2. 填写邮件的 收件人、抄送、密送 和 主题，中撰写邮件内容，您可以使用 格式 选项卡中的工具来设置字体、颜色、插入图片、链接等。
  3. 发送前的小技巧：
    • 检查拼写: Command + .
    • 延迟发送: 点击 发送 按钮旁边的下拉箭头，选择 发送稍后，设置一个时间，邮件会在指定时间自动发送。
    • 添加附件: 点击 插入 选项卡 > 附件，或直接将文件拖拽到邮件窗口中。
  4. 点击 发送。

B. 阅读与管理邮件

  • 邮件操作：
    • 回复/全部回复/转发: 在邮件列表中选中邮件后，点击功能区相应的按钮。
    • 删除: 选中邮件，按 Delete 键或点击 删除 按钮，删除的邮件会进入“已删除邮件”文件夹。
    • 归档: 这是一个非常强大的功能，归档会将邮件从收件箱移走，但保留在所有邮件文件夹中，实现“收件箱清零”，快捷键是 Shift + Command + C。
    • 标记为未读: 选中邮件，右键点击选择 标记为 > 未读。
  • 邮件分类：
    • 选中邮件后,点击 开始 选项卡 > 分类，可以为邮件贴上不同颜色的标签（如“个人”、“工作”、“重要”），方便后续筛选。
  • 重点收件箱:
    • Outlook 会使用算法自动将重要的邮件放入“重点收件箱”，其他邮件则放在“其他”收件箱，您可以在导航窗格或状态栏切换查看，如果算法判断不准，您可以手动将邮件拖到“其他”或“重点”区域来训练它。

日历管理

日历功能让您可以轻松安排和管理约会、会议和事件。

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（图片来源网络，侵删）
  1. 点击导航窗格的 日历。
  2. 创建新约会/会议:
    • 在 日历 选项卡中，点击 新建。
    • 约会: 仅为您自己创建的日程安排。
    • 会议: 邀请其他人参加的日程。
  3. 填写会议详情：
    • 输入 主题、地点。
    • 设置 开始 和 结束 时间。
    • 在 收件人 字段中添加与会者，Outlook 会自动检查他们的时间安排（需要 Exchange 账户支持）。
    • 在正文中添加会议议程。
    • 点击 发送。
  4. 日历视图：
    • 您可以在 日历 选项卡中切换不同的视图，如 日、工作周、周、月、日程安排（天/周/月视图的组合）。
  5. 共享日历：
    • 在左侧的“我的日历”列表中，右键点击您想共享的日历，选择 共享 > 共享...。
    • 输入收件人的邮箱,并设置他们的权限（如“仅查看详细信息”、“可以编辑”等）。

联系人管理

联系人功能可以集中管理您所有的人脉信息。

  1. 点击导航窗格的 联系人。
  2. 创建新联系人：
    • 在 联系人 选项卡中，点击 新建联系人。
    • 填写姓名、公司、电话、邮箱、地址等信息。
    • 您还可以为联系人添加 图片 和 备注。
  3. 联系人组:
    • 您可以创建联系人组（类似邮件列表），方便群发邮件。
    • 在 联系人 选项卡中，点击 新建联系人组。
    • 为组命名,然后点击 添加成员，从您的联系人列表中选择成员。
  4. 从邮件创建联系人：
    • 在一封邮件中,右键点击发件人的姓名，选择 添加到 Outlook 联系人。

第三部分：高效技巧篇

搜索功能

Outlook 的搜索非常强大，使用搜索词可以快速定位邮件。

  • 基本搜索： 在邮件列表上方的搜索框中直接输入关键词。
  • 搜索技巧：
    • from:姓名 - 搜索来自某个发件人的邮件。
    • subject:主题 - 搜索主题包含特定词的邮件。
    • has:attachment - 搜索带有附件的邮件。
    • date:today/yesterday/last week - 搜索特定日期的邮件。
    • 您可以在搜索框右侧点击放大镜图标,打开 搜索工具，进行更精确的条件筛选。

创建规则

规则可以自动处理邮件,例如将特定发件人的邮件自动移到某个文件夹，或自动标记邮件。

  1. 在 开始 选项卡中，点击 规则 > 管理规则 & 通知...。
  2. 点击 添加规则...。
  3. 设置规则名称。
  4. 设置条件： 在“如果满足下列条件”部分，选择条件，如“发件人位于通讯簿中”、“主题包含特定词语”等。
  5. 设置操作： 在“执行下列操作”部分，选择操作，如“将移动到文件夹”、“分类”、“转发”等。
  6. 点击 确定 保存规则，规则会自动应用到新收到的邮件上。

使用快捷键

熟练使用快捷键可以极大提升工作效率。

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（图片来源网络，侵删）
功能 快捷键
新建邮件 Command + N
回复 Command + R
全部回复 Shift + Command + R
转发 Shift + Command + F
发送 Command + Enter
删除 Delete
归档 Shift + Command + C
搜索 Shift + Command + F
切换到日历 Shift + Command + 2
切换到联系人 Shift + Command + 3
切换到待办事项 Shift + Command + 4

个性化设置

点击菜单栏的 Outlook > 偏好设置...，您可以进行大量个性化调整：

  • 常规: 设置默认邮件账户、通知声音等。
  • 阅读: 调整邮件字体、标记邮件为已读的延迟时间等。
  • 撰写: 设置默认的邮件签名、自动保存草稿的间隔等。
  • 日历 & 通知: 自定义提醒声音、提醒时间等。
  • 隐私: 控制是否发送诊断数据、是否启用重点收件箱等。

第四部分：常见问题与故障排除

Q1: Outlook 运行缓慢怎么办？

  • 重建数据库： 这是解决大多数性能问题的有效方法。
    1. 完全退出 Outlook (确保在 Dock 和 Activity Monitor 中都没有进程)。
    2. 打开 “访达”，按 Command + Shift + G，输入 ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.com.microsoft.Outlook 并回车。
    3. 在这个文件夹中,找到 User Data 文件夹。
    4. 备份 整个 User Data 文件夹以防万一。
    5. 在 User Data 文件夹中，找到 Messages 或 Calendar Cache 等文件，将它们拖到废纸篓（这会强制 Outlook 重建数据库）。
    6. 重新打开 Outlook，它会自动创建一个新的、干净的数据库。
  • 减少邮件缓存： 在偏好设置 > 高级 > 发送/接收 中，可以调整每个文件夹同步的邮件数量，减少同步负担。
  • 禁用不必要的加载项： 在工具 > 加载项 中，禁用不用的加载项。

Q2: 如何备份我的 Outlook 数据？

  • 最佳方法： 备份上面提到的 ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.com.microsoft.Outlook/User Data 文件夹，这个文件夹包含了您的所有邮件、日历、联系人数据。
  • 使用 Time Machine： 开启 macOS 自带的 Time Machine 时光机器，让系统自动为您备份整个 Mac，包括 Outlook 数据。

Q3: 如何将邮件导出为 .pst 或 .csv 文件？

Outlook for Mac 原生不支持导出为 Windows 的 .pst 格式，但可以导出为 .olm 格式，这是一种跨平台的 Outlook 数据备份格式。

  1. 点击 文件 > 导出...。
  2. 选择 Outlook for Mac 数据文件 (.olm)。
  3. 选择要导出的内容（如所有邮件、日历等）。
  4. 选择保存位置,点击 继续。
  5. 导出完成后,您会得到一个 .olm 文件，可以用于备份或迁移到其他 Mac 上的 Outlook。

对于联系人导出：

  1. 切换到 联系人 视图。
  2. 选中您想导出的联系人或整个列表。
  3. 右键点击,选择 导出... > 导出到通讯簿文件 (.csv)。